用人单位劳动争议法律风险防范
——人力资源岗位劳动合同管理

朱怡妍

前言：《中华人民共和国劳动合同法》自2008年1月1日起施行以来，在实践中发生的劳动争议案件，有大部分案件涉及因用人单位未与劳动者签署劳动合同，而导致劳动者要求支付未签劳动合同的双倍工资，在此类案件中，又有部分案件涉及用人单位管理存在疏忽致使负责人力资源的劳动者在离职时将劳动合同带离，从而向用人单位要求索赔双倍工资的案件在目前也大量存在，现笔者以下述案例阐明用人单位在与从事人力资源的劳动者之间因劳动合同而产生的法律风险及防范措施。
案例：2009年6月20日，冯女士入职于某公司，工作岗位为人力资源部经理，工资构成为基本工资＋各补贴，工资支付方式为银行转帐。双方签署书面劳动合同于2010年6月19日到期。之后，由于公司与其他公司合并，冯女士被调往其他部门任职，但冯女士不同意公司安排的工作岗位，双方就调整工作岗位协商未达成一致意见，冯女士于2010年4月20日致函公司要求解除劳动合同。并在离职时将其保管的应属公司保留的劳动合同带走。2010年5月9日，冯女士向劳动争议仲裁委员会申请仲裁要求公司支付未签定劳动合同的双倍工资。仲裁立案后，最终结果支持了冯女士的仲裁请求。

点评：
依据《中华人民共和国劳动合同法》第八十二条　用人单位自用工之日起超过一个月不满一年未与劳动者订立书面劳动合同的，应当向劳动者每月支付二倍的工资。
《中华人民共和国劳动争议调解仲裁法》第六条发生劳动争议，当事人对自己提出的主张，有责任提供证据。与争议事项有关的证据属于用人单位掌握管理的，用人单位应当提供；用人单位不提供的，应当承担不利后果。
依据上述规定，如员工向用人单位主张未签劳动合同的双倍工资，关于是否与员工签署书面劳动合同的举证责任在用人单位一方，而用人单位所掌握的证据即劳动合同恰恰由负责人力资源的员工所保管，该员工在离职时将本应属于用人单位的劳动合同带离，因此，导致用人单位无法举证，且在用人单位无法证明员工在离职时将上述证据带离或其他证据证明双方曾签署劳动合同的情况下，则需承担举证不能的不利后果。
鉴于上述情形，笔者在此建议用人单位可对从事人力资源人员进行必要的特殊管理：
一、 对于从事人力资源岗位的员工，由股东直接负责与该员工签署劳动合同，并将劳动合同予以保存。
公司在录用人力资源岗位员工时，往往认为负责人力资源岗位的员工应当负责公司全部的劳动合同签署，当然也包括其本人的劳动合同签署，但是在实际中，负责人力资源的部门在完成与公司其他人员签署劳动合同后，却未办理自己与公司签署劳动合同手续的情形也大量存在，在此类情形发生后，如双方发生纠纷诉至仲裁，公司一方无法举证，且如用人单位以负责人力资源员工本身的疏忽未签署书面劳动合同予以抗辩的理由也难以得到支持，从而面临支付双倍工资的困境。
基于上述情形，笔者认为，在人力资源岗位员工入职时，建议由公司股东负责与该岗位员工签署劳动合同，并将合同予以存档保管，如发生纠纷后，作为用人单位一方将有据可循，从而降低企业劳动法律风险。

二、 公司股东定期核查劳动合同签署情况，并将劳动合同档案定期收缴保存。
在《中华人民共和国劳动合同法》实施后，仍存在用人单位不与劳动者签订书面劳动合同的情形，但在此类案件中出现有个别当事人利用曾担任人事主管等职务便利，在离职时，将其保管的应属用人单位一方留存的劳动合同带走。在双方发生争议时，劳动者一方向用人单位主张未签订劳动合同的双倍工资赔偿，因用人单位一方无法出具书面劳动合同也无其他相关证据印证上述事实的情形下而导致败诉。
鉴于此类情形在劳动争议纠纷中时有存在，在此，笔者建议作为用人单位一方应建立定期由股东核查员工劳动合同签署情况制度，如发现有未签劳动合同者应及时补签，对于已签订劳动合同的员工制定劳动合同签收台账，要求员工签名签收，并将所签署劳动合同及签收档案予以收缴存档保管，从而杜绝上述情形的发生。

三、 对不愿签署劳动合同的，用人单位应及时与员工解除劳动关系。
《中华人民共和国劳动合同法实施条例》第六条规定，劳动者不与用人单位订立书面劳动合同的，用人单位应当书面通知劳动者终止劳动关系。法律之所以要求用人单位与劳动者签订书面劳动合同，在于书面劳动合同以文字形式记载了双方的权利和义务，可以减少用人单位与劳动者之间就劳动合同的内容可能产生的纠纷。如双方产生纠纷，书面劳动合同可以成为双方最直观的、更有说服力的证据。如双方无劳动合同，在发生纠纷时，双方权利义务关系将难以保障。
在实践中除用人单位一方不签署劳动合同外，也存在部分劳动者不愿签署劳动合同的情况，基于此情形，笔者建议，如该员工属企业急需岗位人才，但不愿意签署劳动合同的，用人单位可要求员工一方签订因个人原因不愿签订劳动合同的声明书，证明员工自已不愿签订劳动合同，同时放弃双倍工资的赔款，并承担因此产生的法律责任，由用人单位在企业发布已通知该员工签订劳动合同但因其个人原因不签订劳动合同的公告。如该员工不同意签署不愿签订劳动合同声明书，也不同意签署劳动合同的，在用人单位不存在不签订劳动合同过错时，用人单位可依据法律、法规单方解除劳动关系，但用人单位应依照劳动者提供的劳动支付报酬。否则，如双方发生争议，将面临向劳动者支付双倍工资的不利的后果。

综上情形，用人单位与劳动者建立劳动关系应当及时订立书面劳动合同，劳动者拒不签订劳动合同的，应当及时采取相关措施或通知劳动者解除双方劳动关系，针对特殊岗位的员工，用人单位应建立特殊的管理制度，并及时有效的执行，才能降低企业劳动人事法律风险的发生。

江西省人民政府


江西省最低工资规定
江西省人民政府


（1995年4月30日省人民政府令第40号发布）

第一章 总则
第一条 为了适应社会主义市场经济发展的需要，保障劳动者个人及其家庭成员的基本生活，保护劳动者的合法权益，促进劳动者素质的提高和企业公平竞争，根据《中华人民共和国劳动法》，制定本规定。
第二条 本规定适用于本省境内的各种经济类型的企业、个体经济组织（以下统称用人单位）和与之形成劳动关系的劳动者（以下简称劳动者）。其中乡镇企业和与之形成劳动关系的劳动者适用本规定的问题，由当地县（市、区）人民政府根据实际情况具体规定，但不得低于本省最低
适用区域的标准。
国家机关、事业组织、社会团体和与之建立劳动合同关系的劳动者，依照本规定执行。
在国家规定的学徒期、熟练期、见习期内的劳动者，不适用本规定。
第三条 本规定所称下列用语的含义是：
（一）最低工资，是指劳动者提供了正常劳动的前提下，其所在用人单位应当支付的最低劳动报酬；
（二）最低工资标准，是指单位劳动时间的最低工资数额；
（三）正常劳动，是指劳动者按劳动合同的约定，在法定工作时间内从事的劳动；
（四）法定工作时间，为每日工作时间不超过8小时，平均每周工作时间不超过40小时。按《国务院关于职工工作时间的规定》延期施行新工时制度的用人单位，在施行新工时制度之前平均每周工作时间为44小时；国家对某些特殊工种工作时间另有规定的，从其规定。

第二章 最低工资标准的确定和发布
第四条 最低工资标准依据本省各地劳动者及平均赡养人口的最低生活费用、社会平均工资水平、城镇就业状况、劳动生产率和地区之间经济发展水平等因素确定，分别适用不同区域。
第五条 最低工资标准的单位劳动时间为月。实行周、日、小时工资制的用人单位，可以按每周不超过5日、每月不超过21．5日，每日不超过8小时进行合理换算；按《国务院关于职工工作时间的规定》延期施行新工时制度的用人单位，在施行新工时制度之前可按每周不超过5．
5日，每月不超过23．5日，每日不超过8小时换算。
第六条 最低工资标准及其适用区域的确定和调整，由省劳动厅会同省总工会、省经济贸易委员会研究提出方案，并向省工商业联合会、省财政厅、省统计局、省民政厅等部门咨询。
第七条 最低工资标准及其适用区域必须报经省人民政府批准，并于批准后7日内在《江西日报》、《江西政报》上公布。
第八条 用人单位必须将省人民政府公布的最低工资标准及有关规定告知本单位劳动者。

第三章 最低工资的支付
第九条 最低工资应当以法定货币形式支付给劳动者本人。
第十条 最低工资按国家统计部门规定的应当列入工资总额统计的工资、奖金、津贴、补贴等各项收入组成。
下列各项不作为最低工资的组成部分：
（一）加班加点工资；
（二）国家规定的中、晚班津贴和高温、低温、井下、露天采矿、有毒有害等特殊工作环境、条件下的艰苦岗位津贴；
（三）国家法律、法规和政策规定的劳动者保险、福利待遇；
（四）用人单位通过贴补伙食等支付给劳动者的非货币性收入。

第四章 最低工资的保障与监督
第十一条 用人单位应当按本单位与劳动者约定的日期足额支付劳动者工资，不得克扣或拖欠。用人单位支付劳动者的工资不得低于当地最低工资标准。
对实行计件工资或提成工资的劳动者，用人单位应当进行合理折算，其折算额不得低于按时、日、周、月适用的当地最低工资标准。
第十二条 由于劳动者本人原因造成在法定工作时间内未提供正常劳动的，不适用第十一条的规定。
国有企业、城镇集体企业因生产经营困难处于停产、半停产和实行有限期放假的，劳动者在停工、待工及放假期间的工资或生活费，按国家和省人民政府有关规定执行。
濒临破产进行法定整顿或因特殊原因生产经营发生严重困难的国有企业、城镇集体企业，在征得本单位工会或职工代表大会同意，经主管部门审核并报同级劳动行政部门批准后，可暂不执行最低工资标准，但暂不执行期最长不得超过3个月。经批准暂不执行最低工资标准的企业，应当
按国家和省人民政府的有关规定发给劳动者基本生活费。
第十三条 劳动者按国家有关规定享受探亲假、节日假、年休假、生育假、婚丧假和荣誉性休（疗）养期间，以及因工（公）负伤医疗期间，不影响最低工资标准的执行；劳动者依法参加社会活动期间，视为提供了正常劳动。
第十四条 省劳动厅对全省最低工资规定实行统一管理。地区、设区的市和县（市、区）劳动行政部门根据本规定对本行政区域内最低工资规定的实施实行检查监督和管理。
第十五条 用人单位应当定期向当地劳动行政部门报告执行最低工资规定的情况，主动向劳动行政部门检查人员提供劳动者工资发放情况的有关资料，并配合调查人员对有关违反最低工资规定的情况和人员进行调查。
第十六条 各级工会组织有权依法对本地区、本单位最低工资规定的执行情况进行监督，发现用人单位违反本规定的，有权要求有关部门处理。
第十七条 劳动者对用人单位违反最低工资规定的情况有权向当地劳动行政部门、工会举报并要求进行处理。
劳动者与用人单位之间就最低工资发生争议时，按《中华人民共和国企业劳动争议处理条例》和《江西省企业劳动争议处理实施办法》处理。

第五章 法律责任
第十八条 用人单位违反本规定第八条、第九条、第十条、第十三条规定的，由当地劳动行政部门责令其限期改正；逾期未改正的，视情节轻重，给予1000元至3000元的罚款，并给予单位主要负责人100元至500元罚款。
第十九条 用人单位违反本规定欠付劳动者最低工资的，由当地劳动行政部门责令限期补发，并按其欠付工资时间的长短向劳动者支付赔偿金：
（一）欠付1个月以下的支付所欠部分20％；
（二）欠付1个月以上2个月以下的支付所欠部分30％；
（三）欠付2个月以上3个月以下的支付所欠部分40％；
（四）欠付3个月以上6个月以下的支付所欠部分50％；
（五）欠付6个月以上的支付所欠部分100％。
逾期不执行的给予所欠部分和赔偿金总额1至2倍的罚款（其中50％用于支付所欠工资和赔偿金），并给予单位主要负责人500元至1000元罚款。
第二十条 依据本规定进行罚款处罚时，应当使用财政部门统一印制的票据，所罚款项除用于支付所欠工资和赔偿金的部分外，一律上交同级财政。
第二十一条 当事人对处罚决定不服的，可以依法申请行政复议，提起行政诉讼。复议或诉讼期间，不影响行政处罚决定的执行。当事人不履行的，作出处罚决定的劳动行政部门可以依法申请人民法院强制执行。

第六章 附则
第二十二条 本规定所称以上，不含本数；以下，含本数。
第二十三条 本规定具体应用中的问题由省劳动厅负责解释。
第二十四条 本规定自1995年5月1日起施行。



1995年4月30日