交通文件材料立卷归档办法
交通部
交通文件材料立卷归档办法
1992年1月9日,交通部
第一章 总 则
第一条 为做好立卷归档工作,保证案卷质量,以达到档案规范化、标准化的要求,根据国家有关规定及交通部、国家档案局《交通档案管理办法》,特制定本办法。
第二条 归档的文件,文书材料按年度立卷,科技文件材料按工程项目、科研课题、产品及设备型号立卷。各单位在各项工作活动中形成的具有保存价值的文字、图表、声像等各种载体的文件材料,都要按照文件材料立卷归档要求分别立卷归档。
第三条 交通行政、企业、事业单位、社会团体(以下简称各单位)的有关领导,应加强对本单位文件材料立卷工作的领导。档案管理部门应加强立卷归档具体工作的检查和指导。
第二章 立卷单位与平时归卷
第四条 应当立卷归档的文件材料必须坚持文书部门或由或业务部门立卷制度。交通部机关的文书立卷工作,分别由各司、局办公室(综合处)负责。交通部党组的文书立卷工作,由办公厅负责。部属单位及双重领导行政、企业、事业单位的文件材料立卷工作,由文书部门或业务部门负责。科技文件材料的整理立卷工作,应由工程、科研和其他技术项目承办人员负责。声像资料由声像资料形成单位负责。所有负责立卷工作的单位,均应根据工作量的多少,配备专职或兼职立卷人员。
第五条 各单位都要建立健全平时归卷制度。对处理完毕或者领导批存的文件材料,由文书立卷人员负责集中统一保管。对因工作需要临时借用文件,应及时提供利用,并在临时借用文件登记表上登记,归还时注销。
第六条 各单位(或部门)根据自己的业务范围及当年工作任务,拟制简明确切的“案卷类目”,并编条款号。
第七条 承办人员应将处理完毕或经领导批存的文件材料,在七天内收集齐全,加以整理,送本单位(或部门)立卷人员归卷。
第三章 立卷人员职责
第八条 立卷人员职责
一、按照部颁案卷质量标准要求,做好立卷归档。
二、认真执行平时归卷制度。根据本单位业务范围和当年工作任务,编制平时归卷使用的“案卷类目”,将处理完毕的文件材料,及时收集归类,集中统一保管。对所形成的科技文件材料,收集齐全,核对准确,加以系统整理,组成保管单位(卷、册、袋、盒)。
第四章 归档范围及保管期限
第九条 文件材料归档范围及保管期限按照《文件材料归档范围及保管期限表》执行。
第十条 文件材料的保管期限分为永久、长期(十六至五十年左右)和短期(十五年以下,含十五年)三种。
一、凡是记述和反映本单位主要职能活动和基本历史面貌的,对本机关、国家建设和历史研究及科学研究等工作有长远利用价值的文件材料,应列为永久保管。
二、凡是反映本单位一般活动的,在相当长时期内对本单位工作有查考利用价值的文件材料,应列为长期保管。
三、凡是在较短时期内本单位需要查考的文件材料,应列为短期保管。
一般基本建设项目及设备文件材料实际保管期限不得短于实物的实际使用寿命。
第十一条 文件材料保管期限的计算,文书文件材料应从案卷所属年度、科技文件材料应从归档以后(如一个项目分批归档,则从最后一批归档后)的下一年一月一日算起。
第五章 立 卷
第十二条 文书文件材料立卷,应遵循文件材料形成的过程、因果和特点,保持它们之间的历史联系,区别不同价值,分类立卷。要灵活运用问题(指文件内容所反映的问题)、作者、时间、名称、通讯者、地区六个特征进行立卷。为便于查找利用,多数案卷应以问题为主结合其他特征立卷。文电应合一立卷。
第十三条 文书案卷的卷皮格式、案卷题名、卷内文件目录及备考表的样式及填写内容要求如下:
一、文书案卷采用的卷皮尺寸为300mm×220mm或280mm×210mm。
二、案卷封面项目包括:全宗名称、单位名称、案卷题名、年度、保管期限、页数、分类卷号、保管卷号、档号。
案卷背面注有交通部办公厅档案处监制。
三、卷内文件目录尺寸采用国内通用16开型(即260mm×185mm)或国际标准A4型(即297mm×210mm),卷内文件目录包括首页和二页。
四、卷内备考表。
五、案卷各部分的排列格式均应是:案卷封面一卷内文件目录—文件材料—备考表—封底。
第十四条 文书档案卷内文件应区别不同情况进行排列:
一、密切联系的文件,批复、批示(包括在请示、报告原件上批复、批示的影印件)在前,请示、报告在后;正文在前,附件在后;印件在前,定稿在后;转发件在前,被转发件在后;重要法规性文件历次修改稿依次排列在定稿之后;非诉讼案件结论性材料在前,依据性材料在后;
二、几个地区的文件组成的案卷,先分地区,再按时间顺序排列;
三、由几个制发单位的文件组成的案卷,先分制发机关,再按时间顺序排列;
四、性质相同或相近的问题或案件组成的案卷,卷内文件的排列先按问题或案件分类,再按时间顺序排列;
五、其他文件材料按重要程度排列。
第十五条 所有本单位发出文件的定稿,文书处理手续必须完备。
复印后加盖原印章的文件,具有档案凭证作用;一般情况下,复印的文件,不作为档案保管(复印件作为正文附件的除外)。电传文件不宜长期保存,应复印归档,并加以说明。
第十六条 凡是在本单位刊物登载公布,不另行文的文件定稿,应由文件的主办单位将定稿和刊物一并立卷。刊物的编辑出版部门,可以立卷归档刊物后面的卷内备考表内说明定稿由某某处、室归档。几个单位的联合发文,应由主办单位负责将定稿及其有关文件立卷归档,参与办理的单位只存印件。会议文件由主办单位立卷归档。
第十七条 年度计划、总结、统计报表、决算等,应放在内容针对的年度立卷;跨年度的请示与批复,放入复文年度立卷,也可以放在批复问题的针对或生效年度立卷;请示没有复文的,放在请示年度立卷;长远规划放在针对的第一年立卷;两年以上的总结,放在总结的最后一年立卷;跨年度的会议文件,放在会议开幕年立卷;有的问题或案件要跨过数年才能结束的文件,应分阶段立卷归档,确实分不开的,可以归入问题解决或案件结束年立卷;法规性的文件应放在公布或批准生效年立卷;学年年度文件,应放在学年针对年度立卷。
第十八条 科技文件材料的立卷,应由项目承办人员负责将所形成的文件材料收集齐全,核对准确,按照其自然形成规律,保持文件之间的有机联系。一个独立完整的工程项目,科研课题及设备仪器,根据其文件数量,加以系统整理,可以组成一个或若干个保管单位(卷、册、袋、盒)。
第十九条 科技档案案卷的构成办法如下:
一、组卷要求
1.产品、设备仪器、科研课题、基建项目按其部件,结构、阶段等分别组卷。
2.与产品、设备仪器、科研课题、基建项目关系密切的管理性文件,应列入产品、设备仪器、科研课题、基建项目类中组卷。
3.案卷内科技文件材料必须准确反映生产、科研、基建和有关管理活动的真实内容。设计更改通知单需随图立卷归档。
二、案卷排列
1.基建工程按依据性材料、基础性材料、工程设计(含初步设计、技术设计、施工设计)、工程施工、工程竣工验收等排列。
2.科研课题按准备阶段、研究实验阶段、总结鉴定阶段、成果申报奖励和推广应用等时间阶段排列。
3.设备按依据性材料、设备开箱验收、设备安装调试、设备运行维修、随机图样等排列。随机图样也可单独组卷。
4.产品按设计(含初步设计、技术设计)、试制、小批量生产试制、批量生产、产品创优等工作程序排列,也可以按其产品系列、结构(部件或组件)排列。
5.管理性科技文件材料按问题、时间或重要程度排列。
6.案卷内科技文件材料排列要求文字材料在前,图样在后。
三、案卷编目
1.案卷封面
案卷封面由案卷题名、编制单位、编制日期、保管期限、密级、档号(指档案分类号和案卷顺序号)等项目组成。
案卷题名主要内容应包括项目的名称、代字、代号及其组件、部件、阶段的代号和名称等。
2.卷内文件目录
卷内文件目录由顺序号、文件编号、责任者、文件材料题名、日期、页次、备注组成。卷内目录排列在案卷科技文件材料的首页之前。
3.卷内备考表
卷内备考表要标明卷内科技文件材料的件数、页数以及在组卷和案卷使用过程中需要说明的问题。卷内备考表排在卷内科技文件材料的尾页之后。
第二十条 反映本单位主要职能活动的奖杯、奖状、奖章和锦旗等实物,应写说明,编号登记,集中保管。
第二十一条 根据本办法第四章保管期限的规定,将组成的案卷划分为永久、长期、短期三种保管期限,并依据交通部有关保密规定,标明案卷密级。同一卷内文件密级不一样,卷皮应标明最高的密级。
第二十二条 归档的文件材料,必须书写工整,字迹、线条清晰,纸张优良,格式统一,禁止使用圆珠笔和铅笔书写、签批。
交通档案的蓝图按297mm×210mm折叠,底图不折叠,平放在专用底图柜内,大于1号的底图也可卷放装筒。
对于破损档案,应进行托裱。对批语、签注意见写在文件装订线上的,应予以粘贴补宽。对大小不一的文件应适当补镶或折叠。
第二十三条 声像资料要有文字说明(包括录制说明、录制单位、录制人及年、月、日),声音清楚,图像清晰,不得有水渍、油渍、划伤、灰尘、霉菌及其他有害物质。
第二十四条 卷内文件要逐件填写“卷内文件目录”,并应按排列顺序采用阿拉伯数字,在有文字的每页材料的正面的右上角,背面的左上角填写页号。折叠成几层的文件和图表,按张编页号,声像资料在装具上或在声像资料的背面逐件编号。
第二十五条 案卷装订采用三孔一线方法(孔距8cm),并应使卷内文件的文字完整无损和便于查阅,案卷底边和装订边要齐整,以免文件散失。
一、已装订成册的不再装订,会计凭证、帐簿可装入档案袋(盒),科技案卷也可装入档案盒(袋);
二、在装订时,应去掉文件上的金属物,以免锈蚀文件;
三、案卷封面和卷脊用毛笔正楷书写。卷面数字用阿拉伯数字填写,卷脊数字用中文数字填写。
第二十六条 卷内文件数量过多的可以分订数卷,案卷题名需标明卷内文件具体内容。
第二十七条 由立卷部门根据案卷排列情况编制案卷分类目录和科技档案案卷归档目录一式三份。同时应编制案卷保管目录及案卷目录索引一式三份。
第六章 案卷质量标准
第二十八条 为了便于利用和保管,归档的案卷质量必须符合下列十条标准。
一、归档文件,齐全完整;
二、分类清楚、保持联系;
三、题名确切,容易查找;
四、卷内排列,系统条理;
五、保管期限准确;
六、密级划分恰当;
七、蓝图折叠,符合要求;
八、卷皮书写,正楷整洁;
九、案卷装订,整齐美观;
十、声像资料,清楚清晰。
第七章 归 档
第二十九条 各单位每年的文书档案应于第二年上半年连同分类目录、保管目录及目录索引一式两份归档。科技档案按工程项目、产品、课题可以分阶段或全部竣工验收后连同科技档案案卷归档目录一式两份归档,科技档案一般归档二套,凡重要和使用频繁的,应归档一式四套。声像档案一般在年终由形成部门向档案部门归档,会议形成的声像档案由会议主办单位负责,在会议结束后两个月内向档案部门归档。
案卷归档时,交接双方当面点清,并在案卷分类目录、案卷归档目录所附的案卷归档、接收签证单,科技档案归档、接收签证单上签字盖章。
第三十条 本单位与外单位分工合作完成的科研、工程项目,由主办单位保存一整套档案,合作单位除保存自己承担任务有关的档案正本外,应将一份复制件交主办单位。
第三十一条 对于同类型产品、设备的科技文件材料,一般应选择一部(艘、台)立卷归档。
第三十二条 各单位每年的总发文簿于次年六月底前向档案管理部门移交。机构撤销后的发文簿移交档案部门保管二至五年备查。
第三十三条 档案部门必须对已归档的科技档案的修改、补充进行监督、检查。
一、已归档的图纸,需要修改时,承办单位应发给档案部门设计变更通知单并附图纸一并存入原案卷。
二、档案部门发现科技档案与实际情况有出入时,应及时提交有关部门进行修改或补充。
第三十四条 已归档的图纸、文件材料,如有作废或停止使用等情况,承办单位必须及时通知档案部门予以注明。
第八章 附 则
第三十五条 本办法自一九九二年一月九日起执行。各单位应根据本办法,结合自己的实际情况,制定具体的立卷归档范围和实施细则,并报部备案。
第九条详表
文件材料归档范围和保管期限表
顺序号 归档文件 保管期限
一、党群工作
1.上级党组织颁发的属本单位主管业务并要贯
彻执行的决议、决定、条例、规定、指示、通知、通
报等文件
重要的 永久
一般的 长期或短期
2.上级党组织颁发的非本单位主管业务的文件 短期
3.上级党组织召开的需要贯彻执行的会议的文
件
重要的 长期
一般的 短期
4.上级党组织对本单位、本单位对下级单位进行
工作检查形成的主要文件材料
重要的 永久或长期
一般的 短期
5.本单位召开的党、团、工会、职工代表大会、代
表会议的批准文件、通知、报告、决议、总结、纪 永 久
要、讲话、开幕词、闭幕词、发言稿、提案、简报、讨
论的文件、会议代表名单及声像资料
6.本单位召开的党、团、工会、职工代表大会、代
表会议的小组会记录、会议参考资料等 短 期
顺序号 归档文件 保管期限
7.本单位党、团、工会委员会全体会议、常委会会
议的记录、纪要和讨论的定稿文件 永 久
8.部机关党组、企业、事业单位党委会议、团委会
议、工会委员会会议的记录、纪要和讨论的文件 永 久
及声像资料
9.本单位党组、党委制发的文件方针、政策法规
性的 永久~长期
事务性的 短期
10.党中央领导人视察本单位工作时的指示、讲
话、题词及声像等资料 永 久
11.本单位党委向上级的请示、报告、汇报和上级
批复的文件材料方针政策性的、重要问题的 永 久
一般事务性问题的 短 期
12.本单位党员、团员年度统计报表及工会各种
统计年报 永 久
13.本单位党员、团员组织关系和工会会员转移
关系介绍信及存根 长 期
14.本单位党员、团员有关奖励和处分的决定及
有关材料
重要的 永 久
一般的 长期
15.本单位党组织建设中形成的文件材料,例如:
换届改选、发展计划等
重要的 永久~长期
一般的 短 期
顺序号 归档文件 保管期限
16.上级党组织纪律检查委员会对本单位和本单
纪律检查委员会对下级单位案件检查处理的文
件材料
重要的 永久~长期
一般的 短 期
17.本单位党组织宣传教育、统战工作中形成的
文件
重要的 长期
一般的 短 期
18.本单位党组织调查、研究、大事记、有关的照
片、工作总结等材料
重要的 永 久
一般的 长 期
19.党费、团费、工会会费收据等材料 短 期
20.上级工会及本单位工会颁发的决定、指示、决
议、规定、条例、制度、办法等文件
重要的 长 期
一般的 短 期
21.上级工会对本单位及本单位对下级进行工作
检查形成的文件材料
重要的 长 期
一般的 短 期
22.工会年度工作计划、总结等文件材料 永久~长期
顺序号 归档文件 保管期限
23.本单位工会工作问题的请示、批复材料
重要的 永久~长期
一般的 短 期
24.本单位工会劳动竞赛条件、竞赛评比总结材
料、先进集体、个人名单(光荣榜)与事迹材料及 长期~短期
奖状存根
25.上级团组织颁发的决议、决定、规定、指示、条
例、制度、办法、通知、通报等文件材料
重要的 长 期
一般的 短 期
26.上级团组织召开的各种重要会议文件 短 期
27.本单位团委工作计划、总结、调查研究等文件
材料
计划 短 期
总结 长 期
28.先进团员典型事迹材料、团委的经验材料与
上级的批复
重要的 永久~长期
一般的 短 期
29.各社会团体的年度计划、总结 长期~短期
30.各社会团体的年会及其活动中形成的各种文
件及声像资料
重要的 永久~长期
一般的 短 期
顺序号 归档文件 保管期限
二、行政管理
1.上级机关颁发的属本单位主管业务并需要执
行的法律、指示、命令、条例、规定、重要通知、通
报等文件
重要的 永久~长期
一般的 短 期
2.代上级机关草拟的并被采用的文件的最后草
稿及印件
重要的、法规的 永久~长期
其他的 短 期
3.上级机关、同级机关和无隶属关系机关颁发的
非本单位主管业务但需要贯彻执行的法规性文 短 期
件
4.本单位颁发的(包括转发的及与其他单位联合
颁发的)决议、决定、指示、命令、条例、规定、办法
等文件
重要的主签的 永 久
重要的会签的 长 期
一般的(指事务性的规定、办法等) 短 期
5.本单位的请示报告与上级机关的批复、下级单
位的请示与本单位批复
方针政策性的、重要问题的 永久~长期
一般事务性问题的 短 期
6.国家领导人、上级机关领导人及有关业务机关
等视察、检查本单位工作时的重要指示、讲话、题
词及声像资料
重要的 永 久
一般的 长期~短期
顺序号 归档文件 保管期限
7.本单位行政领导会议的记录、纪要和讨论的文
件 永 久
8.本单位召开的工作会议、专业会议、及重要电
话会议的文件及声像资料
重要的如开会批准文件、通知、报告、决议、总结、 永 久
纪要、讲话、开幕词、闭幕词、讨论的文件、会议代
表名单、声像资料
简报、会议参考资料、发言稿、经验材料 长期~短期
9.本单位领导人公务活动形成的重要信件、电话
记录及从外单位带回与本单位有关的未经文书
处理部门登记的文件材料
重要的 永 久
一般的 长期~短期
10.本单位的历史沿革、大事记、年鉴汇编、反映
本单位重要活动事件的剪报照片、情况简报、信 永 久
息等定稿印本、荣誉奖励证书
11.本单位与同级单位和非隶属单位工作往来形
成的文件
重要的 长 期
一般的 短 期
12.规划、计划、统计、总结
(1)上级机关下达的国民经济计划、年度计划、长
远规划和设想等计划规划文件 长 期
(2)上级机关批准本单位编制的各种规划、计划
和本单位下达的计划年度的和年度以上的(没有 永 久
年度的,季度和半年的)
顺序号 归档文件 保管期限
(3)本单位编制的中、长期发展规划及基本建设、
生产技术、科学研究等方面的计划
重要的 永 久
一般的 长 期
(4)本单位技术改造措施、安全措施规划、推行现
代化管理规划和企业升级规划 长 期
(5)本单位总体改革方案 永久~长期
(6)本单位关于技术队伍、职工发展规划 长 期
(7)本单位年、季度经济技术指标年度的(无年度
的、季度的) 长 期
(8)本单位年度生产、技术发展计划及执行情况
分析 永 久
(9)下级单位报送的各种年度计划 短 期
(10)本单位和本单位汇总的各种统计报表(包括
计算机软盘等)
年度的 永 久
季度、月份的 短 期
(11)下级单位报送的各种年度统计报表 长 期
(12)本单位的工作报告、总结(包括专题报告、综
合报告、专题总结等)典型的、主要职能活动的年 永久~长期
度和年度以的上的
一般的 短 期
顺序号 归档文件 保管期限
(13)下级单位报送的总结、报告 短 期
13.机构、人事劳资文件
(1)上级对本单位和本单位对下级关于机构成
立、合并、撤销、更改名称、启用印信、办公迁址等 永 久
文件
(2)本单位组织简则、人员编制、工作条例、章程、
工作职责、职工名册、职工考核材料 永 久
(3)本单位干部的任免、评级、考核、专业技术职
务评定、聘任、退职、离休、退休、抚恤、死亡等文
件材料
上级对本单位领导人、本单位对直属单位领导人
任免 永 久
其他的 长 期
(4)有关本单位定编、岗位定员和劳动人事调配
等材料(包括职工调动工作的行政、工资关系介 永久~长期
绍信及存根)
(5)本单位内部职能部门的制度、办法 长期~短期
(6)本单位所管辖的干部的奖励和处分的决定及
有关材料
重要的 永 久
一般的 长 期
(7)本单位先进工作者、劳动模范名单及事迹的
材料
本单位批准的和汇辑的 永 久
一般的 长 期
顺序号 归档文件 保管期限
(8)本单位调资方案、测算材料、升级名单、总结
等 永久~长期
(9)各种津贴的实施方案 长期~短期
(10)本单位干部、职工教育和技术培训的文件、
材料等 长 期
14.外事和涉外文件
(1)外事活动中形成的文件材料,包括与外国签
订的条约、协定、协议书、意向书、合同等有关材
料
本单位经办的 永 久
非本单位经办但需要执行的 长 期
(2)本单位出国活动、接待外宾和聘请外国专家
和专家在我国活动所形成的文件(如请示、报告、
计划、总结、汇报、重要简报、会谈纪要、谈话记录
等及有关声像资料、有参考价值的资料、互赠礼
品清单、工作往来文件)
重要的 永 久
一般的 长 期
纯事务性的 短 期
(3)本单位选拔出国留学生、实习生、研修生、研
究生所形成的文件
重要的 永久~长期
一般的 短 期
顺序号 归档文件 保管期限
(4)本单位与外国商务机构、验船部门及其他企
业、事业单位建立工作联系和一般业务往来形成
的文件
重要的 长 期
一般的 短 期
15.财务
(1)本单位制定的财务管理的规定、制度 永久~长期
(2)本单位财务工作计划、预算、编制说明、总结 永久~长期
(3)固定资产的调拨、报废、封存的有关文件材料
重要的 永久~长期
一般的 短 期
16.其他
(1)本单位编辑出版物样本、原稿和经领导人修
改过的清样 永 久
(2)本单位发布的文告(如公告、通告、告示、声明
等)文稿及剪报
重要的 永久~长期
一般的 短 期
(3)本单位发出、收到的贺信、贺电
重要的 永久~长期
一般的 短 期
(4)关于港区、航区划分、航道、公路分级、船舶、
车辆命名问题等文件材料 永 久
(5)本单位普查、调查、视察、检查工作形成的文
件材料
重要的 永久~长期
一般的 短 期
顺序号 归档文件 保管期限
(6)本单位信访工作文件、简报、摘报、记录、处理
报告与总结、请示与批复
重要的 永久~长期
一般的 短 期
(7)本单位档案鉴定工作报告及档案销毁审批清
册等文件材料 永 久
(8)本单位档案信息资源开发编研材料 长 期
(9)本单位档案管理升级有关材料
重要的 永 久
一般的 长 期
(10)本单位档案管理经验材料及有关证书
重要的 长 期
一般的 短 期
(11)档案交接凭证 永 久
(12)本单位反映交通事业的电影、电视、录像片 永 久
(13)反映本单位交通改革、行政管理等重要活动
的声像资料 永 久
(14)本单位向中央电视台和地方电视台提供的
录像带、电影、电视片 永 久
三、经营管理
1.本单位向工商管理部门登记、申请执照的有关
文件 永 久
2.本单位经营方针目标管理方面文件 永久~长期
顺序号 归档文件 保管期限
3.本单位升为国家一级、二级、省先进企业等活
动中形成的文件材料 重要的永久
~长期
一般的短期
4.实行股份制、中外合资和国内联营的单位在经
营活动中所形成的文件材料(包括会议文件)及 重要的永久
招标投标材料和本单位投标材料
~长期
一般的短期
5.销售方面
(1)本单位与有关单位及国外厂家签订的经济合
同、协议、意向书及有关谈判材料与合同执行情 重要的永久
况等
一般的长期
~短期
(2)产品销售价格目录 长 期
(3)产品销售的调查预测决策措施及用户对产品
情况反馈和处理材料 短 期
(4)产品订货、展销会形成的文件 短 期
(5)有关工商、税务管理部门的审批表报等有关
材料 长 期
(6)国内外同行业调查考察报告 长期~短期
6.物资供应
(1)年度原材料、物资供应计划、统计及总结 永久~长期
(2)生产用材料收支与结存明细表 短 期
(3)材料价格表 短 期
(4)物资消耗、储备定额 长 期
顺序号 归档文件 保管期限
(5)物资消耗统计报表 永久~长期
(6)年度材料运输计划、总结 短 期
(7)月份运输计划(记录)、统计表 短 期
(8)财产、物资调拨、转让交接清册 重要的永久
~长期
一般的短期
7.船舶理货
(1)理货统计报表 年度的永久
无年度的
半年的永久
无年度和半
年的,月份
的长期
(2)理货单证 货损、货差
理赔的长期
一般的短期
保管期限
顺序号 归档文件 主管 建设 施工 设计
机关 单位 单位 单位
四、基本建设
1.可行性研究报告 长期 永久 长期
2.项目评估 长期 永久 长期
3.环境预测及调查报告 长期 永久 长期
4.设计任务书及审批
文件 长期 永久 永久
保管期限
顺序号 归档文件 主管 建设 施工 设计
机关 单位 单位 单位
5.有关征地文件 永久
6.工程地质、水文、气
象及地震原始记录 长期 长期
7.工程地形地质测绘
报告,重要的测绘计 永久 永久
算,作为设计依据的水
文,气象地震资料
8.经济调查报告,港
口、工厂、航道、公路、 长期 长期 永久
桥梁、隧道、路线的选
址、选线报告
9.初步设计、技术设计 长期 永久 永久
10.施工图设计及变更
文件 短期 长期 永久
11.设计计算书,采用
的标准、标准设计、通 永久
用设计
12.关键技术试验 永久
13.总体规划设计 长期 永久 永久
14.承发包合同、协议
书、招标、投标、租赁文 永久 永久
件
15.环保三同时,消防、
卫生及水暖、电、煤气 永久
供应协议书
保管期限
顺序号 归档文件 主管 建设 施工 设计
机关 单位 单位 单位
16.开工报告、工程技
术要求、技术交底、图 短期 长期
纸会审纪要
17.施工组织设计、施
工方案 永久
18.施工技术措施、施 一般的长期
工安全措施、施工工艺 重要的永久
19.原材料及构件出厂
证明、质量鉴定 长期
20.建筑材料试验报告 长期 短期
21.工程更改洽商单、
材料代用审批 永久 短期
22.施工定位测量、地
质勘察 永久 短期
23.土、岩、试验报告,基
础处理,基础工程施工 永久 长期
图
24.施工记录、日记 短期
25.隐蔽工程验收记录
及质量检验单 永久 长期
26.工程记录及测试、
沉陷、位移变形观测记 永久 长期
录
保管期限
顺序号 归档文件 主管 建设 施工 设计
机关 单位 单位 单位
27.事故处理报告 重要的永久重要的长期
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关于印发西藏自治区本级预算单位公务卡管理暂行办法的通知
西藏自治区人民政府办公厅
关于印发西藏自治区本级预算单位公务卡管理暂行办法的通知
藏政办发〔2008〕78号
各行署、拉萨市人民政府,自治区各委、办、厅、局:
《西藏自治区本级预算单位公务卡管理暂行办法》已经2008年6月6日自治区人民政府第12次常务会议研究通过,现印发给你们,请认真贯彻执行。
二○○八年六月十六日
西藏自治区本级预算单位公务卡管理暂行办法
第一章 总 则
第一条 为进一步深化国库集中支付制度改革,加强财政财务管理监督,减少单位现金支付结算,提高公务支出透明度,促进惩防体系建设,方便预算单位用款,根据《财政部关于深化地方国库集中收付制度改革的指导意见》(财库〔2007〕51号)、《西藏自治区人民政府办公厅转发人民银行拉萨中心支行等部门关于促进我区银行卡产业发展意见的通知》(藏政办发〔2006〕151号)和《西藏自治区财政国库管理制度改革实施方案》(藏财发〔2003〕46号)等相关规定,制定本办法。
第二条 本办法所称公务卡,是指自治区本级预算单位工作人员持有的,主要用于日常公务支出和财务报销业务的信用卡。预算单位包括纳入财政预算管理的行政、事业单位,以及与财政部门有经费领拨关系的社会团体。
第三条 预算单位原使用现金结算的公用经费支出,包括差旅费、会议费、招待费和5万元(以人民币为单位,下同)以下的零星购买支出等,原则上应当使用公务卡结算。自治区财政厅建立公务卡结算适用范围目录制度,监督指导预算单位积极稳妥扩大公务卡使用范围。预算单位也应当根据银行卡受理环境等情况,扩大公务卡使用范围,尽量减少提取和使用现金。
第四条 公务卡的发卡银行(以下简称发卡行)是指办理自治区本级国库集中支付业务的代理银行,预算单位在自治区财政厅确定的代理银行范围内,自行选择本单位公务卡发卡行。
第五条 与公务卡管理有关的信息维护、财务报销、银行划款和动态监控等业务,分别由发卡行、预算单位、自治区财政厅通过国库集中支付系统办理。
第六条 持有公务卡的工作人员(以下统称持卡人)应当妥善保管公务卡,规范使用公务卡办理公务支出的支付结算业务,并及时向所在单位财务部门申请办理报销手续。
第七条 预算单位财务部门应当通过国库集中支付系统公务卡支持子系统,认真审核公务卡报销事项和办理银行划款等业务。报销资金已经纳入国库集中支付的,单位财务部门通过零余额账户办理资金还款手续;报销资金暂未纳入国库集中支付的,则通过相关账户向发卡行转账结算,完成报销程序。
第二章 公务卡日常管理
第八条 公务卡办理的范围为预算单位在职职工,由预算单位统一组织按“职工申请并签订领用合约、单位审核确认、银行办理”的流程办理,预算单位不对公务卡的开立提供担保。未经预算单位正式公文确认,发卡行不得与单位职工私签协议、开立公务卡。单位职工也不得以个人名义到发卡行开立公务卡。公务卡申办成功后,经预算单位确认核实,由发卡行将持卡人姓名和卡号等信息统一录入到发卡行相关系统中。
第九条 预算单位在工作人员新增或调动、退休时,应及时组织办理公务卡的申领或停止使用等手续,并通知发卡行及时维护相关信息。现有工作人员涉及公务卡的相关信息变动时,应及时通知发卡行维护相关信息。
第十条 预算单位只能选择一家发卡行为职工申办公务卡。新调入职工原所持公务卡与本单位发卡行不一致的,应改用本单位发卡行的公务卡。
第十一条 公务卡统一使用“62”字开头的银联标准信用卡,享受发卡行和银联的各项优惠活动。试点阶段,公务卡原则上只使用人民币信用消费功能,仅用于办理人民币支付结算业务;条件成熟后,启用外币信用消费功能,启用时间和具体管理事项等,由自治区财政厅另行通知。
第十二条 公务卡主要用于公务支出的支付结算。公务支出发生后,由持卡人及时向所在单位财务部门申请办理报销手续。公务卡也可用于个人支付结算业务,但不得办理财务报销手续,单位不承担私人消费行为引致的经济、法律等一切责任。
第十三条 公务卡的信用额度,由预算单位根据银行卡管理规定和业务需要,与发卡行协商设定。原则上每张公务卡的信用额度不超过5万元、不少于2万元。持卡人在规定的信用额度和免息还款期内(银行记账日到发卡行规定的到期还款日之间的期限)先支付,后还款。
第十四条 发卡行可根据持卡人资信情况对其公务卡信用额度进行调整,并及时通知持卡人和持卡人所在单位财务部门。其中,调增信用额度的,须事前商持卡人所在单位财务部门同意。
第十五条 公务卡实行“一人一卡”实名制管理。公务卡的卡片和密码均由职工个人负责保管。公务卡遗失或损毁后的补办等事项由职工个人自行到发卡行申请办理,并通过单位财务部门及时通知发卡行维护相关信息。
第十六条 发卡行应按月向持卡人提供公务卡对账单,并按照与持卡人约定的方式,及时向持卡人提供公务卡账户资金变动情况和还款提示等重要信息。
第十七条 持卡人对公务消费交易发生疑义,可按发卡行的相关规定等提出交易查询。
第三章 公务卡支付管理
第十八条 对于差旅、会议、购买等公务支出,使用公务卡结算的,应在公务卡信用额度内,先通过公务卡结算,并须取得发票等财务报销凭证和有关银行卡消费凭证。持卡人所在单位财务部门对于公务支出有事前审批要求的,持卡人应事先按要求履行相关审批手续。
第十九条 预算单位在进行公务支出消费时,应当优先选择具备受理银行卡能力的商户。
第二十条 原则上同一持卡人信用消费单笔不得超过2万元,月透支余额不得超过5万元。
第二十一条 特殊情况下公务卡信用额度不能满足公务支付需要时,持卡人可通过单位财务部门提前向发卡行申请临时增加信用额度,增加的额度和使用期限等具体事项,按照发卡行有关规定执行。
第二十二条 持卡人在执行公务中原则上不允许通过公务卡提取现金。确有特殊需要,应当事前经过单位财务部门批准,未经批准的提现业务,提现产生的手续费、利息等一切费用由持卡人承担。
第二十三条 持卡人确因出现特殊情况需要向单位财务部门预借款的,单位财务部门原则上应按财务管理制度通过本单位零余额账户将所需要借款资金划转到公务卡上,对持卡人在确不具备用卡条件的地方执行公务等情形,可预借现金。
第四章 公务卡财务报销管理
第二十四条 持卡人使用公务卡消费结算的各项支出,在单位财务部门审核报销之前属于个人消费行为,在报销环节,单位财务部门应按照现行财务管理制度对持卡人的刷卡消费行为进行合规性审核,对符合报销条件的部分予以报销;不符合报销条件的部分,由持卡人自行偿还。一项经济业务中,如果同时有转账结算、现金结算和公务卡结算,应根据不同的结算方式,分别填制报销凭证审批报销,以便于财务部门、职工与银行对账和账务处理。
第二十五条 持卡人使用公务卡消费结算的各项公务支出,必须在发卡行规定的免息还款期内,到所在单位财务部门报销。因个人报销不及时造成的罚息、滞纳金等相关费用,由持卡人承担;因持卡人所在单位报销不及时造成的利息等费用,以及由此带来的对个人资信影响等责任,由单位承担。
第二十六条 持卡人办理公务卡消费支出报销业务时,应当按照所在单位财务部门要求填写报销审批单,并附有关财务报销凭证(发票)、公务卡消费凭证(银行卡签购单)和购物小票或消费清单等单据凭证,按照单位规定的财务报销程序报请审批。
第二十七条 确因工作需要,持卡人不能在规定的免息还款期内返回单位办理报销手续的,可由持卡人或其所在单位相关人员向单位财务部门提供持卡人姓名、交易日期和每笔交易金额的明细信息,办理相关借款手续,经财务部门审核批准,于免息还款期之前,先将资金转入公务卡,持卡人返回单位后按财务部门规定时间补办报销手续。
第二十八条 单位财务人员通过国库集中支付系统公务卡支持子系统,根据持卡人提供的姓名、交易日期和消费金额等信息,查询核对公务消费的真实性,审核确认后批准报销。财务人员应当将有关财务报销凭证、公务卡消费凭证等作为会计原始凭证一并登记入账。
第二十九条 单位财务人员对批准报销并通过零余额账户还款的公务卡消费支出,按以下规定办理报销还款手续:
(一) 通过公务卡支持子系统,编制“还款明细表”,生成“还款汇总表”,并以电子文档形式将“还款汇总表”及“还款明细表”提交发卡行。
(二) 签发财政授权支付指令,附加盖单位财务公章的“还款汇总表”,通知零余额账户开户行向发卡行还款。
(三) 原则上应在公务卡免息还款期的前三个工作日内,统一办理报销资金的还款手续;对于确需提前还款的业务,预算单位可及时签发财政授权支付指令办理公务卡报销还款手续。
第三十条 “还款明细表”应包含流水号、集中支付系统单位编码、零余额账户账号、持卡人姓名、公务卡号、交易日期、交易金额、报销金额、商户名称、预算管理类型、预算科目(功能分类和经济分类)、用途、备注等要素。
第三十一条 “还款汇总表”在“还款明细表”基础上生成,应包含还款记录序号、持卡人姓名、公务卡号、报销金额、预算科目(功能分类)、支票号码、汇总还款金额等要素。
第三十二条 “还款汇总表”电子信息与纸质信息必须确保一致。预算单位提交发卡行的“还款汇总表”必须从公务卡支持子系统直接打印,不得使用另行编辑或下载修改的“还款汇总表”。
第三十三条 预算单位填写所有用于公务卡还款的财政授权支付指令时,必须在规定的支付类型中选择“公务卡支出”项。
第三十四条 预算单位零余额账户开户行于收到财政授权支付指令和“还款汇总表”的当日资金划转到发卡行。发卡行根据“还款明细表”信息,于收到预算单位零余额账户开户行划转资金到账当日,将资金分解支付到公务卡账户。
第三十五条 需要使用暂未纳入国库集中支付的资金进行还款的公务卡消费支出,由单位财务人员将公务卡支持子系统编制打印的加盖单位财务公章的纸质“还款明细表”(一式两份)提交发卡行,并通过相关账户向发卡行转账完成报销程序。
第三十六条 因特殊原因导致发卡行当日无法将资金划转到公务卡账户,发卡行应于第二个工作日上午与预算单位沟通核实并重新划款。3个工作日内仍无法完成划款的,须及时通知预算单位,并向零余额账户办理资金退回手续。
第三十七条 因向供应商退货等原因导致已报销资金退回公务卡的,持卡人应及时将相应款项退回所在单位财务部门,并由单位财务部门及时退回零余额账户。持卡人退款的财务审核手续按所在单位内部财务制度规定执行。
第三十八条 预算单位办理公务卡报销和资金退回等业务的账务处理,按照《西藏自治区财政国库管理制度改革试点会计核算暂行办法》(藏财库字〔2004〕20号)等规定执行。
第三十九条 发卡行应当按规范要求,向国库集中支付动态监控系统实时、全面、准确反馈零余额账户向公务卡还款的支付信息,以及每笔报销业务所对应的公务卡明细消费信息。
第四十条 发卡行应以纸质或电子形式按月向预算单位提供公务卡报销信息对账单。对账单区分预算科目,按日期、姓名、卡号、报销金额、退回金额等内容编制。
第五章 管理职责
第四十一条 自治区财政厅在公务卡管理工作中的主要职责是:
(一)组织制定公务卡管理的有关制度规定,组织管理自治区本级预算单位公务卡试点和实施工作。
(二)制定和规范发卡行的准入条件,指导和督促发卡行按照双方签署的协议,做好公务卡实施的系统建设、信息传递和资金还款等工作。
(三)管理国库集中支付公务卡支持子系统,建设维护国库集中支付动态监控系统,对预算单位公务卡项下的公务消费支出和报销事项进行监控管理,对重大问题进行调研或组织核查。
(四)根据国库集中支付改革和金融基础环境,及时研究调整公务卡结算的适用范围。
(五)协调有关部门,解决公务卡实施中的有关政策衔接问题,并协同推动银行卡受理环境的改善和银行卡产业发展。
第四十二条 中国人民银行拉萨中心支行在公务卡管理中的主要职责是:
(一)配合自治区财政厅组织制定公务卡管理的有关制度规定,共同推进公务卡实施工作。
(二)加强对发卡行在公务卡应用推广方面的指导和管理,引导推动发卡行不断加强公务卡应用方面的软、硬件设施建设。
(三)加强与有关方面的协调配合,落实与公务卡有关的配套措施建设,推动有关方面共同创造良好的公务卡用卡环境。
第四十三条 自治区监察厅和审计厅在公务卡管理工作中的主要职责是:
(一)配合自治区财政厅组织制定公务卡管理的有关制度规定,共同推进公务卡实施工作。
(二)依照各自职能,负责对公务卡试点和实施工作依法进行监督和审计。
第四十四条 预算单位在公务卡管理工作中的主要职责是:
(一)选择本单位公务卡发卡行,签订公务卡服务协议。
(二)组织本单位工作人员统一办理公务卡,做好新增、调动、退休等人员的公务卡管理工作。
(三)督促本单位持卡人及时办理公务卡项下公务消费支出的财务报销手续。协助发卡行向本单位有逾期欠款的持卡人催收欠款。
(四)通过国库集中支付系统公务卡支持子系统,审核本单位持卡人提请报销的公务卡消费信息,及时办理公务卡报销还款和资金退回等业务,及时下载保存报销还款信息,做好相关账务处理工作,并按月与发卡行就公务卡报销还款情况进行对账。
(五)配合自治区财政厅、监察厅和审计厅做好公务卡监督管理等有关工作。
第四十五条 中国银联西藏分公司在公务卡管理工作中的主要职责是:
(一)积极改善公务卡受理环境,优化跨行交易网络,提高系统管理能力和公务卡服务水平。
(二)制定公务卡使用规范,做好公务消费信息的有关基础管理工作。
(三)配合自治区财政厅、中国人民银行拉萨中心支行做好公务卡实施中的相关工作。
第四十六条 发卡行在公务卡管理工作中的主要职责是:
(一)加强与公务卡管理有关的内部制度规范和信息系统建设,积极扩大银行卡机具布设范围,规范有关银行卡机具使用和银行卡消费信息的收集、存储、传送等方面的管理,提供良好的公务卡应用环境。
(二)按照与自治区财政厅所签订协议的要求定制公务卡,负责开发国库集中支付系统公务卡支持子系统接口,及时、准确为自治区财政厅传送零余额账户资金支付及公务卡中的公务消费支出等动态监控信息,并确保信息传送的及时性、准确性和保密性。
(三)按照与预算单位签订的公务卡服务协议,为预算单位工作人员办理公务卡,维护相关系统信息,为公务卡报销、审核与支付还款业务提供及时、准确、规范、便捷的服务。
(四)按照本办法规定,与预算单位协商设定公务卡信用额度,为持卡人提供公务卡使用、挂失、注销等方面的便捷优质服务,并及时向持卡人反馈资金还款信息。
第四十七条 预算单位工作人员除有涉密任务外,原则上均应在单位统一组织下申请办理公务卡。持卡人的主要职责是:
(一)按规定申请办理公务卡,妥善保管卡片和密码,并承担因个人保管不善等原因引起的公务卡有关费用。
(二)执行公务所需支出,原则上应使用公务卡结算和报销,并接受自治区财政厅和所在单位财务部门对公务支出的监控管理。
(三)及时归还公务卡项下银行欠款。因离职、退休等原因离开所在单位,应按单位要求清理公务卡项下债权债务,停止公务卡的使用。
(四)遵守国家关于银行卡使用管理的法律法规和本办法有关规定,规范使用公务卡。
第四十八条 严禁预算单位将非本单位工作人员纳入公务卡管理范围、违规办理公务卡报销业务或查询、泄漏本单位公务卡持卡人的私人交易信息;严禁持卡人违规使用公务卡、恶意透支、拖欠还款或将非公务支出用于公务报销;严禁发卡行对外泄漏与公务卡支出有关的各种数据资料。违反规定的,追究单位负责人和直接责任人的行政责任,情节严重涉嫌犯罪的,移交司法机关,依法追究刑事责任。
第六章 附 则
第四十九条 试点初期,预算单位选择发卡行应与本单位零余额账户的开户行保持一致;条件成熟后,预算单位可选择非本单位零余额账户开户行作为发卡行,具体时间和有关管理事项,由自治区财政厅另行通知。
第五十条 试点阶段,对于特殊情况的,经单位财务部门审核同意,工作人员可向单位财务预借现金支付,并按现行财务规定办理报销手续。
第五十一条 预算单位财务部门应根据本办法规定,结合单位财务内部控制规范,制定本单位公务卡报销管理细则,加强财务管理,并认真做好对本单位持卡人的宣传培训等工作。
第五十二条 预算单位财务部门对实行公务卡结算方式前的应报未报款项应及时清理。
第五十三条 自治区财政厅应当与发卡行签订委托代理协议,明确双方职责;预算单位应当与发卡行签订公务卡服务协议,明确双方职责,并报自治区财政厅备案。
第五十四条 本办法由自治区财政厅会同有关部门负责解释。未尽事宜,有相关规定的,按相关规定执行。
第五十五条 本办法自印发之日起执行。